催しの目的と来場者像の共有

商品案内、式典、展示会など、催事の目的によって求められる立ち居振る舞いは異なります。来場者層（法人・ファミリーなど）や案内時の注意点、社名・商品名の読み方などを事前に伝えておくとスムーズです。

委託業務と社内業務の切り分け

受付、誘導、資料配布など、依頼する業務を時系列で整理します。主催者側が担う金銭管理や重要判断と、スタッフへ委託する定型業務を明確に分けることで、当日の役割分担が明確になります。

会場資料と緊急連絡先の準備

会場図、運営マニュアル、進行表などの資料を事前に揃えます。搬入口やスタッフ動線、社内担当者の連絡先を一本化して共有しておくことで、当日の取り違いや連絡遅延を防ぐことができます。

予算感と想定される人員規模の整理

依頼に際して、大まかな予算枠と必要人数の目安をあらかじめまとめておくことも重要です。予算の上限やピーク時に見込まれる稼働人数を事前に提示することで、自社の条件に合わせたシフト構成や手配プランの相談がスムーズに進みます。

対応可能な委託範囲の確認

人員の紹介だけを依頼するのか、研修、シフト作成、当日の指示まで任せるのかを確認します。企画や入場管理なども相談したい場合は、どこまで対応範囲に含まれるかを聞きましょう。自社で担う業務が明らかになれば、担当者の作業量も見通しやすくなります。備品や制服の準備、終了後の報告についても、担当の分け方を確認します。

提案人数の算出根拠の把握

提案された人数や役割について、どの条件をもとに組んだのか説明を受けます。来場者数、会場の広さ、受付方法など、前提が明示されていれば、計画変更時に見直す箇所がわかります。専門職を置く場合は、その役割と担当時間も確認が必要です。提案書に含まれない作業があれば、主催者側で補う方法を考えます。

担当窓口と連絡フローの確認

打ち合わせ後に誰が情報を取りまとめ、開催前の変更をどの方法で受け付けるのかを確かめます。当日の責任者へ情報が渡る流れも聞いておきたい点です。連絡窓口と返答までの目安が示されていると、社内の準備日程を組みやすくなります。定例の打ち合わせが必要かどうかも、開催日から逆算して決めるとよいでしょう。

スタッフ登録時の選考フロー

登録面談において勤務経験や希望条件、接客適性をどのように確認しているかを把握します。語学や司会進行（MC）など専門技能を伴う場合は、スキルの確認方法や配属の基準について事前に尋ねておくと安心です。

業務内容・マナーの事前レクチャー体制

マナー研修に加え、当日の業務説明（マニュアル配布、事前の説明会、当日の朝礼など）がどのように実施されるかを確認します。服装規定や禁止事項、トラブル発生時の報告ルールが徹底される仕組みがあるかを確かめます。

勤怠管理と実施後の報告形式

当日の集合・開始確認の手段や、遅刻が発生した際の連絡ルートを確認します。勤務終了後の稼働実績や現場状況の報告方法を把握しておくことで、次回に向けた振り返りや改善に役立てられます。

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